1. Cel i zakres Procedury
I. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb:
  a. dokonywania przez Sygnalistów Zgłoszeń Wewnętrznych zawierających Informacje o Naruszeniu Prawa w Spółce należącej do Grupy TVM;
  b. podejmowania Działań Następczych.
II. Celem opisanego w Procedurze procesu przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń Wewnętrznych jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności Grupy TVM i podejmowanie działań dążących do samodzielnej naprawy i doskonałości w ramach organizacji.
III. Podstawą prawną wdrożenia Procedury jest Ustawa.
IV. Procedura obowiązuje wszystkich pracowników oraz wszystkie osoby wykonujące pracę lub świadczące usługi bez względu na formę umowy, sposób wykonywania i pełnioną funkcję.

2. Definicje
a. Adres Do Kontaktu – adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej Sygnalisty podany w Zgłoszeniu Wewnętrznym w celu przekazania informacji zwrotnej;
b. Działanie Następcze – działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącego przedmiotem Zgłoszenia Wewnętrznego;
c. Grupa TVM – Grupa kapitałowa w której skład wchodzą:
  – TVM Transport & Logistics spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
  – TVM Transport spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
  – KOBI Transport spółka z ograniczoną odpowiedzialnością;
d. Informacja o Naruszeniu Prawa – informacja, o której mowa w art. 2 pkt 3) Ustawy;
e. Naruszenie Prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa:
  I. w zakresie opisanym w art. 3 ust. 1 Ustawy;
  II. narażające bądź mogące narażać na szwank interes ekonomiczny Spółki lub jej mienie;
f. Procedura – niniejsza procedura przyjmowania i rozpatrywania Zgłoszeń Wewnętrznych oraz podejmowania Działań Następczych;
g. Specjalista ds. Zgłoszeń Sygnalistów – osoby upoważnione przez Spółkę do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych, a to:
  – pełnomocnik ds. bezpieczeństwa i systemu zarządzania jakością (Magdalena Hałubek, tel. 531 489 422),
  – adwokat (Kinga Kawczyńska-Matejuk, tel. 518 283 409).
h. Spółka – spółka wchodząca w skład Grupy TVM, której Zgłoszenie Wewnętrzne dotyczy;
i. Sygnalista – osoba fizyczna, o której mowa w art. 4 ust. 1 Ustawy;
j. Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. poz. 928);
k. Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów – bezstronny zespół powoływany przez Spółkę do podejmowania Działań Następczych składający się z co najmniej trzech osób;
l. Zgłoszenie Wewnętrzne – informacja dotycząca zidentyfikowanego przez Sygnalistę działania bądź zaniechania będącego Naruszeniem Prawa przekazana przez niego – za pośrednictwem przeznaczonych do tego kanałów komunikacji – Spółce, której Naruszenie Prawa dotyczy.

3. Zasady ogólne i odpowiedzialność
I. Niniejsza Procedura dotyczy wyłącznie zgłoszeń w zakresach, o których mowa w pkt. 2 lit. e. Procedury nie stosuje się do spraw spoza tego zakresu, w szczególności z zakresu prawa pracy.
II. Każde Zgłoszenie Wewnętrzne musi być dokonane imiennie, to jest podpisane imieniem i nazwiskiem Sygnalisty. Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
III. Zgłoszenie Wewnętrzne może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Osoba, która dokonuje Zgłoszenia Wewnętrznego, wiedząc że do naruszenia nie doszło podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 Ustawy).
IV. Świadome podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy w Zgłoszeniu Wewnętrznym może zostać zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, a w przypadku osób świadczących usługi rozwiązaniem umowy o współpracę.

4. Poufność i bezstronność
I. Spółka zapewni ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy Zgłoszenie Wewnętrzne oraz osoby trzeciej wskazanej w Zgłoszeniu Wewnętrznym, jak również zapewni, że nieuprawnione osoby nie uzyskają dostępu do informacji objętych Zgłoszeniem Wewnętrznym.
II. Do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Wewnętrznych, podejmowania Działań Następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w pkt. I, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Wewnętrznych oraz podejmowania Działań Następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
III. W procesie przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych i podejmowania Działań Następczych biorą udział wyłącznie osoby bezstronne. Osoba, co do której z okoliczności wynika, że nie daje gwarancji bezstronności podlega wyłączeniu i nie może uczestniczyć w procesie dotyczącym Zgłoszenia Wewnętrznego. W szczególności osoba taka może samodzielnie wyłączyć się z postępowania lub zostać wyłączona przez (a) Spółkę, (b) przewodniczącego Zespołu ds. Zgłoszeń Sygnalistów (o ile został ustanowiony), (c) Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów na podstawie uchwały podjętej zwykłą większością głosów.

5. Dokonywanie Zgłoszeń Wewnętrznych
I. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Wewnętrznego w następujący sposób:
  1. pisemnie, w tym elektronicznie:
    a) na adres e-mail: zgloszenia@tvm.net.pl;
    b) pocztą tradycyjną na adres: Studzienice 43-215, ul. Jaskółek 20F obligatoryjnie z dopiskiem na kopercie „ZGŁOSZENIE – SYGNALISTA” (korespondencja zostanie przekazana bez otwierania do Specjalisty ds. Zgłoszeń Sygnalistów);
  2. ustnie – poprzez kontakt ze Specjalistą ds. Zgłoszeń Sygnalistów:
    a. osobisty;
    b. telefoniczny – na dedykowany numer telefonu: 518 283 413.
II. Specjalista ds. Zgłoszeń Sygnalistów może, na umotywowany wniosek Sygnalisty, podjąć decyzję o przeprowadzeniu spotkania w celu dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego poza siedzibą Spółki. Specjalista ds. Zgłoszeń Sygnalistów w ciągu 14 dni wyznaczy termin i miejsce spotkania.
III. Z przyjęcia zgłoszenia w sposób, o którym mowa w pkt. I ust. 2 lit. a oraz pkt II. sporządza się protokół. Z przyjęcia zgłoszenia w sposób, o którym mowa w pkt. I ust. 2 lit. b sporządza się notatkę.
IV. Zgłoszenie Wewnętrzne obejmować powinno:
  1. Dane osobowe Sygnalisty – w tym: imię i nazwisko, jednostka organizacyjna, stanowisko;
  2. Spółka z Grupy TVM, której Zgłoszenie Wewnętrzne dotyczy;
  3. możliwie dokładny opis Naruszenia Prawa oraz wskazanie podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o Naruszenia Prawa jest prawdziwa;
  4. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego Naruszenia Prawa;
  5. Adres Do Kontaktu;
  6. dane osoby/osób związanych z Naruszeniem Prawa.

6. Rozpatrywanie Zgłoszeń Wewnętrznych
I. Specjalista ds. Zgłoszeń Sygnalistów rejestruje każde zgłoszenie niezwłocznie po jego wpłynięciu.
II. Każde zgłoszenie jest wstępnie weryfikowane przez Specjalistę ds. Zgłoszeń Sygnalistów w zakresie spełniania warunków pozwalających uznać je za Zgłoszenie Wewnętrzne, zwłaszcza poprzez ustalenie, czy:
  1. zostało dokonane przez podmiot mogący być Sygnalistą;
  2. zostało dokonane imiennie, to jest czy podmiot zgłaszający podał swoje imię i nazwisko;
  3. dotyczy Informacji o Naruszeniu Prawa;
  4. Informacja o Naruszeniu Prawa została uzyskana przez osobę zgłaszającą w kontekście związanym z pracą.
III. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym informacji Specjalista ds. Zgłoszeń Sygnalistów kontaktuje się z osobą dokonującą Zgłoszenia Wewnętrznego, o ile to możliwe.
IV. Jeśli wstępna weryfikacja dokonana przez Specjalistę ds. Zgłoszeń Sygnalistów wskazuje, że zgłoszenie nie spełnia warunków do uznania go za Zgłoszenie Wewnętrzne, to przedstawia swoje stanowisko do akceptacji wszystkim pozostałym Specjalistom ds. Zgłoszeń Sygnalistów wraz z rekomendacją o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania. Zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania wyłącznie na podstawie jednomyślnej decyzji wszystkich Specjalistów ds. Zgłoszeń Sygnalistów.
V. W terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Spółkę Zgłoszenia Wewnętrznego Spółka przekazuje Sygnaliście potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że nie podał Adresu Do Kontaktu. Nadto Spółka – po konsultacji ze Specjalistami ds. Zgłoszeń Sygnalistów – powołuje Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów do podjęcia Działań Następczych związanych z danym Zgłoszeniem Wewnętrznym. Powołanie członków Zespołu ds. Zgłoszeń Sygnalistów odbywa się z uwzględnieniem specyfiki Naruszenia Prawa opisanego w Zgłoszeniu Wewnętrznym.
VI. Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów może odstąpić od rozpatrzenia Zgłoszenia Wewnętrznego będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego Sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym Zgłoszeniem Wewnętrznym. Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów informuje Sygnalistę o pozostawieniu Zgłoszenia Wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego Zgłoszenia Wewnętrznego, pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym Sygnalisty.
VII. Gdy zajdzie taka potrzeba Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Spółki celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są zobowiązane do stawiennictwa i przedstawienia wszystkich informacji i dokumentów będących w ich posiadaniu, które mogą umożliwić ustalenia okoliczności naruszenia wskazanego w Zgłoszeniu Wewnętrznym.
VIII. Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów kieruje do Sygnalisty informację zwrotną o Działaniach Następczych w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, chyba że nie podał Adresu Do Kontaktu.
IX. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym Zespół ds. Zgłoszeń Sygnalistów podejmuje decyzję, co do zasadności Zgłoszenia Wewnętrznego oraz wydaje zalecenia, co do podjęcia ewentualnych Działań Następczych.

7. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych
I. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze.
II. Za prowadzenie rejestru odpowiada Specjalista ds. Zgłoszeń Sygnalistów.
III. Rejestr jest przechowywany przy zachowaniu zasady poufności, a dane osobowe i pozostałe informacje w nim zawarte są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi Działaniami.
IV. Rejestr powinien zawierać co najmniej:
  – numer Zgłoszenia Wewnętrznego,
  – datę dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego,
  – dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
  – Adres Do Kontaktu, jeśli został podany przez Sygnalistę,
  – przedmiot Naruszenia Prawa,
  – informację o podjętych Działaniach Następczych,
  – datę zakończenia sprawy.

8. Obowiązek informacyjny Administratora Danych Osobowych – Zgłoszenia wewnętrzne
I. Administratorem (Współadministratorem) danych osobowych, w przypadku dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego, w zależności od treści Zgłoszenia, jest Spółka lub Spółki:
  – TVM Transport & Logistics sp. z o.o. z siedzibą w Studzienicach (43-215) przy ul. Jaskółek 20F,
  – TVM Transport sp. z o.o. z siedzibą w Studzienicach (43-215) przy ul. Jaskółek 20F,
  – KOBI Transport sp. z o.o. z siedzibą w Tychach (43-100) przy ul. Browarowej 21.
II. Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego, podjęcia Działań Następczych, prowadzenia rejestru zgłoszeń, a zatem w zakresie, w jakim przetwarzanie danych wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 pkt c) RODO.
III. Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniające ochronę danych Sygnalisty oraz każdej osoby wymienionej w Zgłoszeniu Wewnętrznym. Administrator zapewnia ochronę poufności danych osobowych Sygnalisty oraz każdej osoby wymienionej w Zgłoszeniu Wewnętrznym.
IV. Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w Zgłoszeniu Wewnętrznym następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie pisemnej, do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą Zgłoszeń Wewnętrznych.
V. Administrator informuje, że dane mogą być przekazane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umów zawartych z Administratorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
VI. Dane osobowe są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono Działania Następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
VII. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia Wewnętrznego, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
VIII. Dane osobowe oraz pozostałe informacje, które będą zawarte w zgłoszeniu niespełniającym warunków do uznania go za Zgłoszenie Wewnętrzne będą przechowywane w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym otrzymano przedmiotowe zgłoszenie, a to w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

9. Dokonywanie zgłoszeń zewnętrznych
I. W zakresie, o którym mowa w pkt. 2 lit. e ppkt I. Procedury Sygnalista może dokonać również zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
II. Szczegółowy opis zasad przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych zawiera rozdział 4 Ustawy. Dodatkowe informacje będą dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej.

10. Konsultacje z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz Spółek
Procedura ustalona została po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz każdej ze Spółek należącej do Grupy TVM, wyłonionymi w trybie głosowania, w sposób przyjęty w Spółkach.