INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest TVM Transport & Logistics sp. z o.o., z siedzibą w Studzienicach (43-215) przy ul. Jaskółek 20F, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód, Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 798422, NIP: 6381838877, REGON: 384257402  (dalej: „Administrator”).

Kontakt z Administratorem możliwy jest pod ww. adresem korespondencyjnym lub za pomocą poczty elektronicznej: ochronadanych@tvm.net.pl. 

2. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

2.1. Jeżeli nie jest Pani/Pan jeszcze Klientem

Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

• prowadzenia marketingu bezpośredniego naszych usług, komunikacji i udzielania odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości prowadzenia marketingu bezpośredniego swoich usług, przedstawiania klientom informacji o naszych usługach oraz zwiększeniu sprzedaży.
• ewentualnej realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z zapisami art. 12 – 22 RODO. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji zgłoszonych żądań oraz zapewnieniu przewidzianej w przepisach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych rozliczalności.

2.2. Jeżeli jest Pani/Pan Klientem

Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

• zawarcia i realizacji umowy o współpracy. Podstawą prawną jest niezbędności do wykonania umowy, której stroną jest osoba której dane dotyczą.
• prowadzenia marketingu bezpośredniego naszych usług, komunikacji i udzielania odpowiedzi na przesłaną wiadomość. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości prowadzenia marketingu bezpośredniego swoich usług, przedstawiania klientom informacji o naszych usługach oraz zwiększeniu sprzedaży.
• wypełniania obowiązków ustawowych wobec organów administracji państwowej, organów egzekucyjnych i innych uprawnionych podmiotów. Podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wykonywania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
• wypełnienia obowiązków związanych z przepisami o rachunkowości oraz płaceniem podatków, w tym prowadzenie i przechowywanie ksiąg podatkowych i dokumentów związanych z prowadzeniem ksiąg podatkowych oraz przechowywanie dowodów księgowych. Podstawą prawną przetwarzania danych są obowiązki prawne wynikające z przepisów podatkowych (Ordynacja podatkowa, ustawa o podatku od towarów i usług, ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych) oraz z przepisów o rachunkowości (ustawa o rachunkowości).
• ewentualnej realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z zapisami art. 12 – 22 RODO. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji zgłoszonych żądań oraz zapewnieniu przewidzianej w przepisach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych rozliczalności.
• obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z umową – jeżeli powstanie spór dotyczący umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

2.3. Jeżeli jest Pani/Pan pracownikiem lub przedstawicielem Klienta

Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

• zawarcia i realizacji umowy o współpracy z przedsiębiorstwem który Pani/Pan reprezentuje/ w którym pracuje/z którym współpracuje, w tym potwierdzania składanych zleceń i dyspozycji za pomocą poczty elektronicznej/platformy logistycznej. Podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości realizacji umowy o współpracy.
• marketingu bezpośredniego, komunikacji i udzielania odpowiedzi na przesłaną wiadomość – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na nawiązaniu współpracy biznesowej.
• ewentualnej realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z zapisami art. 12 – 22 RODO. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji zgłoszonych żądań oraz zapewnieniu przewidzianej w przepisach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych rozliczalności.

2.4. Jeżeli jest Pani/Pan Dostawcą, Nabywcą lub ich pracownikiem lub przedstawicielem

Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu:

• zawarcia umowy i realizacji jej warunków. Podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy.
• wykonywania umowy łączącej Administratora z podmiotem którego Pani/Pan jest pracownikiem/współpracownikiem/osobą reprezentującą. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości realizacji wskazanej powyżej umowy.
• ewentualnej realizacji praw osób, których dane dotyczą, zgodnie z zapisami art. 12 – 22 RODO. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji zgłoszonych żądań oraz zapewnieniu przewidzianej w przepisach ogólnego rozporządzenia o ochronie danych rozliczalności.
• obrony przed ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z umową – jeżeli powstanie spór dotyczący umowy. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na możliwości obrony przed roszczeniami lub dochodzenia roszczeń.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W związku z nawiązaniem współpracy biznesowej oraz informowaniem kontrahentów o zakresie prowadzonej działalności jak również nawiązaniem kontaktu bądź udzieleniem odpowiedzi na przesłane zapytanie możemy przetwarzać następujące dane osobowe klientów i współpracujących z nimi kontrahentów: dane identyfikacyjne (takie jak nazwa prowadzonej działalności gospodarczej, numery rejestrowe, w szczególności nr NIP), dane teleadresowe i kontaktowe (w tym adres siedziby, adres e-mail, numer telefonu, firma pracodawcy, imię i nazwisko, stanowisko/pełniona funkcja).

4. Źródła danych i ich zakres

• źródła zewnętrzne: dane pozyskiwane są z ogólnodostępnych baz danych, w tym Państwa stron internetowych;
• pozostałe źródła: dane pozyskiwane są bezpośrednio od Państwa na podstawie udzielonej przez Państwa zgody; dane przekazywane przez podmioty, w których są Państwo zatrudnieni lub których są przedstawicielami – w zakresie niezbędnym do nawiązania kontaktu i ewentualnej realizacji umowy.

W przypadku pozyskiwania danych osobowych pracowników Nabywcy, Dostawcy lub ich przedstawicieli, zakres danych obejmuje wyłącznie dane służbowe, w szczególności takie jak: służbowe dane kontaktowe, stanowisko pracy, pełniona funkcja.

5. Informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji i profilowaniu

Państwa dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany ani nie są profilowane.

6. Okres przechowywania danych osobowych

6.1. Jeżeli współpraca nie została nawiązana

Państwa dane osobowe będą przetwarzane  przez okres 3 lat od momentu ostatniego kontaktu lub do momentu otrzymania sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub żądania ich usunięcia.

6.2. Jeżeli współpraca została zawarta

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w okresie wykonywania umowy zawartej z przedsiębiorstwem które Państwo prowadzą/które reprezentują/w którym pracują/z którym współpracują, a także przez okres przedawnienia roszczeń z tej umowy, wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności kodeksu cywilnego oraz kodeksu spółek handlowych.

Dane osobowe zawarte w dokumentacji podatkowej lub księgowej będą przechowywane przez Administratora do momentu wygaśnięcia obowiązków przechowywania danych wynikających z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości.

W przypadku danych przedsiębiorców przetwarzanych w ramach umów zawartych z Administratorem, a nie będących stroną umowy, pozyskanych z publicznie dostępnych rejestrów lub innych źródeł, szczegółowo opisanych powyżej, dane te przetwarzane będą do momentu złożenia przez Państwa Administratorowi danych uzasadnionego sprzeciwu na ich przetwarzanie.

7. Odbiorcy danych osobowych i przekazywanie danych do państw trzecich

Państwa dane mogą być przekazywane:

• dostawcom usług informatycznych, którzy przetwarzają dane osobowe i imieniu Administratora,
• podwykonawcom realizującym usługi w imieniu Administratora oraz do biura rachunkowego (w przypadku nawiązania współpracy biznesowej).

Państwa dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

8. Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

a) prawo dostępu do swoich danych osobowych;
b) prawo żądania sprostowania swoich danych osobowych;
c) prawo żądania usunięcia swoich danych osobowych;
d) prawo żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych;
e) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych ze względu na szczególną sytuację – w przypadkach, kiedy przetwarzamy Państwa dane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Administratora lub przez stronę trzecią;
f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w celach marketingu bezpośredniego;
g) prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Warszawa, ul. Stawki 2).

Aby skorzystać z powyższych praw wskazanych w pkt. a-f, należy skontaktować się z Administratorem – dane kontaktowe wskazane są w pkt. 1.

9. Obowiązek podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak może się okazać konieczne np. do zawarcia lub wykonania umowy lub do udzielenia odpowiedzi na skierowane zapytanie jak również w celu prowadzenia korespondencji.